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Les gouvernements européens pourraient économiser 40 milliards d'euros en adoptant la facturation électronique

Une étude récente, menée par Billentis et sponsorisée par Ricoh, révèle qu’en optant pour la facturation électronique les gouvernements européens seraient en mesure d’économiser pas moins de 40 milliards d’euros par an et 4,2 millions d’euros pour la seule France (1).

Cette étude fait écho aux mesures que l’Union Européenne met progressivement en place pour harmoniser les normes de facturation en Europe d'ici à 2013. Face à cet enjeu, Ricoh a développé une série d’offres de services pour accompagner les entreprises tout au long de la transition des processus papier vers le numérique.

Le rapport Billentis, réalisé en partenariat avec Ricoh, précise que la facturation électronique devrait connaître en 2012 un taux de croissance d’environ 30 % (par rapport à 2011). Pourtant, avec seulement 18 % des factures européennes circulant sous forme électronique, la pénétration de l’e-invoicing sur le marché reste lente.

Cela malgré les objectifs fixés par la Commission de l’Union Européenne dans le cadre de sa “stratégie numérique” visant à faire de l’e-invoicing la méthode prédominante de facturation d’ici 2020.

Le plan d’actions de l’UE s’échelonne ainsi jusqu’à janvier 2013, date à laquelle les états membres devront avoir légiféré pour donner un statut équivalent aux factures papier et électroniques, ceci permettra d’ôter l’un des freins principaux à l’essor de la facturation électronique à l'échelle européenne. Les entreprises sont en effet réticentes à recourir à l’e-invoicing pour les raisons suivantes : confiance limitée dans la sécurité des données numérisées, refus des fournisseurs ou des clients qui préfèrent utiliser le papier et parfois tout simplement une expertise ou des technologies insuffisantes.

“L’économie européenne étant toujours en reprise et les entreprises à la recherche de leviers d’économies, la dématérialisation de la facture (e-Invoicing) constitue un facteur de productivité qui s’impose aux organisations”, souligne Jean-Pierre Blanger, Directeur des offres de Services chez Ricoh France qui déclare, au sujet de l’e-invoicing :

“Nous savons que l’un des principaux obstacles à l’adoption de l’e-invoicing est la gestion de la transition des processus documentaires papier vers des processus dématérialisés. Pour le secteur public et les gouvernements, qui traitent avec de nombreux intermédiaires, il est essentiel de bien anticiper et planifier les changements, de les communiquer aux personnes concernées et de garantir que la transition est totalement gérée. Il est donc crucial de choisir un partenaire capable d’assurer intégralement les étapes de la transformation des processus documentaires papier vers l’électronique”.

Le progrès technologique aura un impact direct sur les activités et l’organisation des entreprises : Malgré les difficultés, les chefs d’entreprise et leurs équipes doivent imaginer et anticiper les évolutions qui accompagneront l’innovation technologique.

Les deux dernières décennies comptent de nombreux exemples d’entreprises qui, ayant fait les mauvais choix en matière de technologies et leur usage, en ont payé le prix fort avec une moindre performance ou, dans de nombreux cas, la pure et simple faillite de l’entreprise.

Selon le rapport de l’Economist Intelligence Unit intitulé Zone de rupture: L’entreprise au cours de la prochaine décennie technologique, réalisée auprès de 567 cadres en septembre et octobre 2011, la rupture technologique va probablement s’accélérer au cours de la prochaine décennie, venant contredire la conviction de certains que l’innovation et la rupture ralentissent.

Le progrès technologique va faire émerger de nouveaux modèles économiques et les structures organisationnelles et la nature de nombreux emplois seront transformées. Mais tous ne bénéficieront pas de ce changement : près de quatre répondants sur dix craignent que leur entreprise ne soit pas en mesure de suivre le rythme du changement technologique et que leur avantage compétitif en pâtisse.

La rupture technologique affectera quasiment toutes les industries. Six dirigeants d’entreprise sur dix estiment qu’en 2020, leur principal marché vertical aura peu de points communs avec celui d’aujourd’hui. Les secteurs des médias et du divertissement, de la banque et des télécommunications arrivent en tête de classement des industries les plus susceptibles de converger avec une autre au cours de la prochaine décennie. Un répondant sur dix redoute la disparition pure et simple de son organisation.

Pour les entreprises qui ne peuvent pas le maîtriser, le concept de « Big Data » va devenir une activité à part entière. Les entreprises recueillent d’ores et déjà beaucoup plus de données qu’il y a dix ans, auxquelles viendront s’ajouter encore d’autres données provenant de nouvelles sources, comme les compteurs dits intelligents et les Smartphones. Des modèles économiques, nouveaux ou plus perfectionnés, basés sur des services d’analyse spécialisés émergeront probablement.

La Commission européenne estime que grâce aux seules données gouvernementales, l’économie européenne pourrait générer environ 40 milliards d’euros (55 milliards de dollars) par an en stimulant la croissance de nouveaux services d’information.

Pour mesurer les économies potentielles : Globalement, seulement 5 % des factures sont envoyées électroniquement. Plus la taille de l’entreprise est importante, plus elle a des difficultés à connaître précisément le volume de factures circulant en son sein.

10 à 15 % des factures nécessitent un rappel, ajoutant des délais et des coûts supplémentaires inhérents au processus de facturation. 10 % des données intégrées manuellement contiennent des erreurs. En général, une facture est reproduite en 6 exemplaires...

Pour calculer les économies potentielles que vous pourriez réaliser en optant pour l’i-Invoicing, rendez-vous sur notre site internet à l’adresse suivante : calculateur i-Invoincing.

La solution « i-Invoicing » de Ricoh est un service de gestion externalisée qui couvre l'ensemble du processus de création, d’émission et réception de factures. Il permet aux clients de passer progressivement à la facturation électronique à partir d’une seule et même plateforme. Les clients peuvent choisir dans un premier temps de recevoir les factures fournisseurs et d’envoyer les factures clients selon le mode désiré (email, portail web, EDI, fax, PDF, ou même papier).

Ils sont ensuite progressivement accompagnés pour migrer vers la dématérialisation électronique totale de leurs documents.

Pour conduire un accompagnement adapté à chaque situation client, Ricoh a aussi développé une offre de services managés d’Audit Documentaire Opérationnel (ADOP). Cette offre vise à auditer les processus documentaires critiques pour maîtriser la gestion des informations et des documents de l’entreprise. ADOP identifie les coûts liés au traitement des documents critiques, cartographie et hiérarchise les processus de l’entreprise et les risques inhérents puis, préconise des solutions et services ajustés aux spécificités de l’organisation.

Jean-Pierre Blanger conclut :

“En choisissant Ricoh et en optant pour nos offres de services Adop et i-Invoicing, les entreprises peuvent automatiser leurs processus progressivement et ainsi diminuer les litiges liés aux retards de paiement, tout en réalisant des économies de coûts liés à l’impression et aux frais postaux. En outre, leur empreinte carbone est également diminuée grâce à la réduction de la consommation de papier et d'énergie liée à l'acheminement des factures papier”.

(1) E-invoicing as an opportunity in a challenging market environment, Billentis March 2012. section 3.4.3. (Source Info DSI)

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