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Les réseaux sociaux prennent une importance croissante dans les entreprises mais les employés ont besoin d'aide pour les utiliser

 

Un nombre sans cesse croissant d'entreprises misent sur la collaboration sociale, mais de nombreuses lacunes restent à combler. Avanade, fournisseur de solutions technologiques professionnelles et de services associés, explique comment tirer le meilleur parti des possibilités d'échange de connaissances dans l'ensemble de l'entreprise. Selon une étude réalisée par la société américaine ABI Research, au cours des quatre prochaines années, le marché de la collaboration sociale va plus que tripler, passant d'environ un milliard de dollars aujourd'hui à 3,5 milliards en 2016. Malgré cela, dans le cadre d'un sondage du magazine CIO, une personne sur quatre déclare que si son entreprise offre des outils de collaboration tels que les wikis ou les forums, quasiment aucun employé ne les utilise.
 
Les conseillers d'Avanade ont déjà aidé de nombreuses entreprises à mettre en place de nouvelles stratégies de collaboration. Leur constat est le suivant : si les entreprises sont parfaitement conscientes de l'importance de la collaboration assistée par la technologie, elles doivent encore bien souvent mettre en place une méthodologie permettant de mieux relier les solutions informatiques et les connaissances des employés.
 
Frank Thiry, responsable du centre de compétences Collaboration chez Avanade, explique les principales raisons de ce blocage concernant l'adoption des outils de collaboration sociale :
«La collaboration qui favorise un échange volontaire de connaissances à tous les niveaux ne fait encore que rarement partie de la culture des entreprises. »
 
Les jeunes employés utilisent les réseaux sociaux tels que Facebook ou Twitter également pendant leur temps libre et sont donc plus habitués à utiliser les outils adéquats :
« Chez les employés plus âgés, c'est la peur du changement qui domine. » À cela s'ajoute le fait que la convivialité de certaines solutions laisse encore à désirer.
« Les employés recherchent la même facilité que sur les réseaux sociaux extérieurs », explique Frank Thiry.
« Cependant, ils souhaitent également bénéficier de fonctions pratiques telles que l'authentification unique, la mobilité, l'intégration par le partage de la messagerie et des fichiers, la collaboration dans les projets et les équipes, ainsi que la gestion des documents », ajoute-t-il.
L'autre aspect important concerne les plates-formes mobiles telles que les smartphones ou les tablettes, qui appartiennent partiellement aux employés, autrement dit, le BYOD (Bring your own device).
 
Avanade a réuni quelques conseils susceptibles d'inciter les employés à utiliser les outils de collaboration.
 
1. Sur le plan du contenu :
ce n'est que lorsque de la valeur ajoutée est produite que l'on est prêt à partager ses propres connaissances et contenus. Pour encourager cette pratique, le plus haut niveau de la hiérarchie doit également participer aux discussions, tandis que les contenus importants, inaccessibles par le grand public, doivent être rendus accessibles.
 
2. Ne pas oublier le bouton « J'aime » :
les responsables de l'entreprise perçoivent la valeur ajoutée lorsqu'ils reçoivent directement un retour d'information, au moyen d'un bouton « j'aime » ou d'une fonction de notation ou de commentaire, de la part des employés des différents départements et échelons hiérarchiques.
 
3. Affirmer sa personnalité :
les outils de collaboration ont d'autant plus d'intérêt que chaque collaborateur et chaque responsable présentent leur photo, renseignent leur profil et leurs centres d'intérêt, ainsi que leur spécialisation, leur expérience et, le cas échéant, leurs goûts particuliers.
 
4. Connaissances particulières demandées :
la mise en œuvre d'outils de collaboration sociale doit reposer sur le principe de la mise à disposition et de l'acquisition d'informations autrement inaccessibles, par exemple, au moyen de recherches dans l'entreprise. Cela concerne, par exemple, la recherche d'experts ou le suivi de discussions thématiques. Ce processus permet de trouver de nouvelles idées ou des interlocuteurs que les employés n'auraient pas été en mesure de trouver par eux-mêmes dans leur environnement direct. Il s'avère particulièrement utile dans le cadre de la mise en œuvre d'un environnement international global couvrant plusieurs sites ou pays. Les employés qui se rencontrent chaque jour sont moins concernés.
 
Avanade déploie l'informatique sociale autour de Microsoft SharePoint. Chaque employé définit individuellement son profil. Les attributs et leur visibilité peuvent être définis individuellement. Des communautés dédiées permettent d'échanger les points de vue sur les nouveautés des produits ou l'évolution du marché. Ce système fonctionne selon le principe de l'adhésion volontaire : chaque employé reçoit les messages qui l'intéressent et l'aident dans son travail quotidien. Une partie du message adressé précédemment par e-mail est en outre enregistrée dans les communautés. L'ensemble de la communauté concernée peut ainsi répondre aux questions. Les employés qui s'intéressent à ce sujet peuvent alors consulter les réponses ultérieurement. Cela réduit la nécessité de faire appel aux experts, qui peuvent renvoyer aux questions pour lesquelles il existe déjà une réponse afin d'en faire part à d'autres.
 
Dans cette optique, Avanade a mis au point un système de badges. Ces petites distinctions incitent les employés à se présenter comme experts dans leur domaine.
 
« La définition d'objectifs explicites peut également promouvoir l'adoption de ce système et permettre d'éviter le paradoxe de "la poule et de l'œuf" », résume Frank Thiry. « Il ne faut pas non plus oublier qu'une collaboration à l'efficacité optimale ne s'établit pas en un jour. De plus, la technologie et la stratégie doivent être adaptées aux besoins de l'entreprise et de ses employés », ajoute-t-il.
 
D'autre part, il est primordial de ne pas s'attacher uniquement aux possibilités techniques : «Une meilleure collaboration dans l'entreprise repose sur les connaissances des employés, l'échange des informations et la technologie sous-jacente », conclut-il.  (Source Info DSI)

 

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